Documents fiscaux : vous allez devoir les conserver pendant 10 ans

Au niveau fiscal, les entreprises doivent actuellement conserver pendant 6 ans les livres, registres, documents ou pièces auxquels l’administration peut avoir accès dans le cadre de ses droits de communication, d’enquête et de contrôle.

Cette durée vient d’être portée à 10 ans par la loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales.

En droit commercial et comptable, beaucoup de documents doivent déjà être conservés pendant 10 ans.

C’est notamment le cas des livres comptables, des factures clients et fournisseurs, des bons de commande, bons de livraison ou bons de réception, qui sont déjà à conserver pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

La nouveauté apportée par la loi du 25 juin 2026 concerne surtout le délai fiscal général prévu par le Livre des procédures fiscales. Jusqu’ici fixé à 6 ans, il est désormais porté à 10 ans.

Ce qu’il faut retenir : pour les documents utiles à la comptabilité, aux déclarations fiscales ou au contrôle de l’administration, la durée de conservation sera bientôt de 10 ans.

La loi a une formulation large et vise tous les documents permettant à l’administration fiscale de contrôler les déclarations, la comptabilité et les impôts dus par l’entreprise.

Plus précisément, devront notamment être conservés pendant 10 ans les pièces suivantes :

• -les livres et registres comptables : livre-journal, grand livre, livre d’inventaire lorsqu’il existe ;
• -les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe ;
• -les balances générales ;
• -les liasses fiscales ;
• -le fichier des écritures comptables, ou FEC ;
• -les factures clients et fournisseurs ;
• -les factures de sous-traitance ;
• -les bons de commande, bons de livraison, bons de réception et autres pièces justificatives ;
• -les justificatifs de frais professionnels : notes de frais, factures de carburant, péages, loyers, assurances, abonnements, honoraires, sous-traitance, outillage, fournitures, etc. ;
• -les documents relatifs à la TVA : déclarations, factures ouvrant droit à déduction, justificatifs d’autoliquidation, documents relatifs aux opérations intracommunautaires ou internationales ;
• -les déclarations fiscales de l’entreprise : impôt sur les sociétés, BIC, BNC, TVA, CFE, CVAE le cas échéant, taxes assimilées ;
• -les documents ayant servi à établir ces déclarations ;
• -les documents bancaires utiles à la justification des opérations comptabilisées : relevés de comptes professionnels, justificatifs d’encaissements ou de paiements ;
• -les états de rapprochement entre la comptabilité, les déclarations sociales et les déclarations fiscales lorsqu’ils permettent de justifier les montants déclarés ;
• -les justificatifs relatifs aux aides, exonérations, réductions ou crédits d’impôt dont bénéficie l’entreprise ;
• -les documents permettant de justifier certaines contributions ou taxes, notamment lorsqu’elles sont établies à partir de données sociales ou comptables ;
• -les fichiers, données et traitements informatiques utilisés pour tenir la comptabilité ou établir les déclarations ;
• -les éléments permettant de justifier la piste d’audit fiable en matière de facturation : procédures internes, rapprochements entre commande, livraison, facture et paiement, documentation des contrôles réalisés ;
• -les factures électroniques, ainsi que les données, signatures, certificats ou messages structurés qui permettent d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité.

Pour simplifier : dès lors qu’un document permet de justifier une écriture comptable, une déclaration fiscale, une déduction de TVA, une charge, un produit, une exonération ou une opération déclarée, il devra être conservé pendant 10 ans.

Comme vous l’avez compris, la nouvelle durée de conservation concerne les documents utiles au contrôle fiscal.

Cela dit, votre entreprise devra aussi conserver de nombreux documents sociaux susceptibles d’être demandés en cas de contrôle URSSAF.

Peuvent notamment être demandés :

• -les bulletins de paie, même non simplifiés ;
• -les états détaillés des rubriques de paie ;
• -les éléments intégrés dans la DSN ;
• -les contrats de travail ;
• -les conventions de stage ;
• -les accords d’intéressement, de participation, de prévoyance, de retraite supplémentaire ou d’épargne salariale ;
• -les justificatifs de frais professionnels ;
• -les justificatifs d’avantages en nature ;
• -les dossiers de rupture du contrat de travail : licenciement, démission, rupture conventionnelle, transaction ;
• -les états justifiant les exonérations et réductions de cotisations sociales ;
• -les documents relatifs à l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, lorsque l’entreprise est concernée ;
• -les attestations de précompte et documents de paie permettant de reconstituer les montants déclarés.

Pour éviter toute erreur, vous avez donc intérêt à aligner vos procédures d’archivage sur une durée de 10 ans lorsque les documents peuvent servir à justifier la comptabilité, la paie, les déclarations sociales ou les déclarations fiscales.

Cette nouvelle durée de conservation s’appliquera aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027. Les entreprises ne devront donc pas appliquer cette règle uniquement aux documents établis à compter de 2027.

Les documents plus anciens, dont le délai de conservation de 6 ans n’aura pas encore expiré après le 1er janvier 2027, seront également concernés.

Exemple : Une facture établie en 2021 devait, en principe, être conservée 6 ans sur le terrain fiscal. Mais si son délai de conservation expire après le 1er janvier 2027, elle ne devra pas être détruite trop vite.

Par prudence, elle devra être conservée jusqu’à l’expiration du nouveau délai de 10 ans.